ПАО "Татнефть" организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями, а также с 73 внешними контрагентами с помощью "1С:Предприятия 8"
Специалисты казанского офиса "1С-Рарус" внедрили систему электронного документооборота в ПАО "Татнефть". Новая система, созданная на основе решения "1С:Документооборот 8 КОРП" и сервиса "1С-Такском", охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга. Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Значительно ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей - каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. Документы больше не теряются. В ближайшее время руководство ПАО "Татнефть" планирует т
ПАО "Татнефть" организовало оперативный обмен электронными документами между 22 собственными подразделениями,
а также с 73 внешними контрагентами с помощью "1С:Предприятия 8"
Специалисты казанского офиса "1С-Рарус" внедрили систему электронного документооборота в ПАО "Татнефть" . Новая система, созданная на основе решения "1С:Документооборот 8 КОРП" и сервиса "1С-Такском" , охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга. Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Значительно ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей - каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. Документы больше не теряются. В ближайшее время руководство ПАО "Татнефть" планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.
ПАО "Татнефть" - одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.
Ежедневно сотрудники ПАО "Татнефть" работают с тысячами документов, значительную часть которых составляют документы на реализацию товаров - договоры, соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т. п. Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия руководство ПАО "Татнефть" решило внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов. Необходимо было стандартизировать и автоматизировать цепочки согласования документов, обеспечить подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, организовать оперативный обмен подписанными документами как внутри компании, так и со сторонними контрагентами.
Для пилотного внедрения системы было выбрано Управление "Татнефтеснаб", занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений ПАО "Татнефть". В качестве партнера по внедрению была приглашена компания "1С-Рарус Казань". Основой для создания системы стали "1С:Документооборот 8 КОРП" и сервис электронного обмена документами "1С-Такском".
За 8,5 месяцев новая система ЭДО была развернута на 2500 рабочих местах. На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением "Татнефтеснаб" и одним из основных партнеров ПАО "Татнефть" - компанией "ТМС-групп", входящей в нефтесервисный холдинг "ТАГРАС-Холдинг". На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением "Татнефтеснаб" были подключены все 73 предприятия "ТАГРАС-холдинга". В годовом исчислении документооборот ПАО "Татнефть" с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании - между Управлением "Татнефтеснаб" и 22 структурными подразделениями ПАО "Татнефть".
Ключевые результаты внедрения системы электронного документооборота:
- Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.
- Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и93ст. НКРФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов насторону и их перемещения между собственными подразделениями - формат М-15с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.
- Ускорилось согласование документов. Всистеме настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.
- Обеспечена адресная доставка электронного документа доконкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления "Татнефтеснаб" заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия - как при отправке, так и при получении.
- Упростилосьформирование иконтроль правильности заполнения документов. Сегодня в"Татнефти" ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры "Татнефти". Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа поцепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов всистеме ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.
В настоящее время система ЭДО в ПАО "Татнефть" продолжает активно развиваться:
- Предприятие планирует перейти на ЭДО смаксимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять вподразделения "Татнефть".
- Еще одно направление развития системы - реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.
- Кроме того, планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы влюбое время, на любом объекте и слюбого мобильного устройства, подключенного к Интернет.
- Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия "Татнефть", будет организован прямой обмен документами через сервис "1С:ДиректБанк" , который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему "Клиент-банк". Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.
Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в ПАО "Татнефть", отмечает: "Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя - контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы"1С:Предприятие 8".
Сегодня в системе ЭДО на базе 1С уже успешно работают 2500 сотрудников ПАО "Татнефть", организован оперативный обмен документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами. Наша задача на стратегическую перспективу - перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия "Татнефть" (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых - десятки тысяч".
ПАО "Татнефть"
- одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Управление "Татнефтеснаб" - это современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий снабжение предприятий группы компаний ПАО "Татнефть" качественной продукцией производственно-технического назначения. В состав управления входят: аппарат управления (г. Бугульма), Альметьевская база, Бугульминская база, Лениногорская база, Нижнекамская база.
"ТМС групп"
- молодая, динамично развивающаяся компания, оперирующая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и в Российской Федерации в целом. Созданная на базе мощного блока сервисных предприятий ОАО "Татнефть" в 2005 году "ТМС групп" обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет его операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности.
В холдинг "ТМС групп" входят компании УК ООО "ТМС групп", ООО "НПО-МехСервис", ООО "Татнефть-РНО-МехСервис", ООО "ТМС-Логистика", ООО "НКТ-Сервис", ООО "ТМС-Буровой Сервис", ООО "ТМС-ТрубопроводСервис", ООО "ТМС-Техновек". Всего в компании работает более 4500 тысяч человек.
"1С-Рарус"
- совместное предприятие фирм "1С" и "Рарус", создано в 1994 году. Сегодня "1С-Рарус" - холдинг, филиалы которого работают в 14 городах России и Украины.
За 21 год работы на рынке клиентами "1С-Рарус" стали более 100 000 предприятий России и стран СНГ, а также подразделения крупнейших мировых компаний. Специалисты "1С-Рарус" разработали 70 типовых решений для 17 отраслей бизнеса.
"1С-Рарус" - ведущий партнер фирмы "1С", Сертифицированный партнер Microsoft, Google, Золотой партнер Билайн и 1С-Битрикс, член ассоциации Некоммерческого Партнерства Поставщиков Программных Продуктов (НП ППП).
В группе компаний "1С-Рарус" работает более 2 500 сотрудников, большинство из них сертифицированы фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2008.
Сайт группы компаний: http://www.rarus.ru/ .
Особенности СЭД «Практика» Простота обслуживания и внедрения Интуитивно понятный интерфейс Возможность удаленной работы Сотрудничество с другими организациями в режиме онлайн Использование средств электронной подписи Гибкость настройки прав доступа Масштабируемость Мобильный офис руководителя
Сценарий схемы движения документа ВНЕШНИЙ ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ Внешняя организация ЗАО «_________» Канцелярия. СекретарьРуководительОтдел 1Отдел 2 1 Входящее письмо 6.Подпись 4. Согласование 5. Исходящее письмо 3. Проект исходящего письма 7.Регистрация 1.Регистрация На исполнении 2. Резолюция 4. Согласование
1 этап. Регистрация документа в СЭД Автонумерация документов; Автозаполнение полей из заранее настроенных справочников; Ссылка на связанные документы; Отправка документа на e- mail; Орфографическая проверка вводимого текста документа; Контроль исполнения документа; Полная работа с файлами; Разграничение прав доступа; Подпись документа ЭП. Функциональные возможности:
2 этап. Резолюция. Работа с поручениями: проектами резолюции и резолюциями: текстовыми графическими и голосовыми; Неограниченное кол-во резолюций; Автоматическая рассылка резолюций; Автоматическое отслеживание системой сроков сроки исполнения документов; Групповая печать резолюций; Групповая отправка документов адресатам. Функциональные возможности:
09.11.2016, Ср, 16:11, Мск , Текст: Владимир Бахур
Специалисты казанского офиса «1С-Рарус» внедрили систему электронного документооборота в «Татнефть». Как рассказали CNews в компании, новая система на основе «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервиса «1С-Такском», охватила 2500 рабочих мест в 22 подразделениях холдинга.
Основной объем документооборота переведен в электронный вид. Сокращено время на формирование, согласование и подписание документов. Ускорился обмен документами внутри компании. Организован электронный обмен юридически значимыми документами с 73 внешними контрагентами. Реализована автоматическая проверка правильности заполнения входящих документов. К минимуму сведено время на ввод первичных данных в учетные системы предприятия. Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей – каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия. В ближайшее время руководство «Татнефть» планирует тиражировать систему на все 160 предприятий холдинга.
Ежедневно сотрудники «Татнефти» работают с тысячами документов, значительную часть которых составляют документы на реализацию товаров – договоры, соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т. п. «Татнефть» решила внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание документов. Для пилотного внедрения системы было выбрано управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений «Татнефти».
В качестве партнера по внедрению была приглашена компания «1С-Рарус Казань». Основой для создания системы стали «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервис электронного обмена документами «1С-Такском».
На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров «Татнефть» – компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с управлением «Татнефтеснаб» были подключены все 73 предприятия «ТАГРАС-холдинга». В годовом исчислении документооборот «Татнефти» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании – между управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями «Татнефти».
Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.
Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов на сторону и их перемещения между собственными подразделениями – формат М-15 с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.
Ускорилось согласование документов. В системе настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.
Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия – как при отправке, так и при получении.
Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов. Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры «Татнефти». Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системе ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.
Предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».
Еще одно направление развития системы – реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т.п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.
Планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к интернету.
Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.
Ахметшин Рамиль Ахметович , заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в «Татнефти», отметил: «Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя - контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы «1С:Предприятие 8». Наша задача на стратегическую перспективу - перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых – десятки тысяч».
|
DIRECTUM: Обращения граждан
Решение. Бизнес-решение «DIRECTUM: Обращения граждан» позволяет государственным учреждениям эффективно работать с обращениями граждан и повышать прозрачность своей деятельности. Решаемые бизнес-задачи: Построение работы с номенклатурой дел обращений граждан (создание, ведение, списание). Создание и ведение реестра обратившихся граждан. Фиксация устного общения с обратившимися гражданами. Рассмотрение обращений граждан и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним)....
Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог продуктов СЭД Корпорация «Информационные технологии» завершила проект «Управление делопроизводством» на базе ERP-системы IT-Enterprise для крупнейшего украинского строительного холдинга «Киевгорстрой»
Мобильные устройства (планшет, телефон). Интеграция с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server для публикации и работы с документами холдинга, субподрядчиков и поставщиков. Case Management (Управление бизнес-кейсами/задачами/делами ) – формирование делового портфеля проекта и работа с ним посредством интеграции с модулем «Управление проектами» системы IT-Enterprise.
Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог внедрений СЭД «ДЕЛО » в Забайкальском крае: единой системой документооборота охвачены все региональные органы исполнительной власти
Система электронного документооборота «ДЕЛО », разработанная компанией ЭОС, по данным аналитиков DSS Consulting уже много лет является безоговорочным лидером российского СЭД/ECM-рынка. Лидерство «ДЕЛО » демонстрирует и по количеству реализованных проектов, и по числу автоматизированных рабочих...
Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог внедрений СЭД Дефиле-2013: DOCFLOW как высокая мода, Прет-а-порте тенденций в IT– вот что такое DOCFLOW сегодня. И как неделя Высокой моды в Париже не имеет никакого отношения к реальным продажам Домов Chanel и Christian Dior, так и конференция-выставка собирает экспертов для того, чтобы разнеслось: "Мини
Социальные сети, мобильность, юзабилити, интеллектуальный поиск, аналитика – эти "мантры" раздавались в прошлом году, они же звучали сегодня. Впервые за шесть лет на конференции не было представителей AIIM с докладом о положении мировых дел в ECM – наверное, у Международной ассоциации тоже нет свежих новостей. Но появления их в будущем году следует ждать только здесь – на DOCFLOW.
Путь: Главная страница / Форум по вопросам СЭД Практика хранения документов с электронной подписью
Спустя это время. В России очень незначительная практика хранения электронных документов. Это не смотря на то, что с 2002 года действует ФЗ-1 «Об ЭЦП» и можно сдавать отчетность в электронном виде, то есть, получается, с электронными архивами мы имеем дело уже больше 10 лет. Правда, отчетность – это специфическая задача, в рамках которой сроки хранения незначительны. Мы видим, что в практике сохраняется множество противоречий. Что с этим делать операторам электронного документооборота? Возможно, они...
Путь: Главная страница / Материалы / Аналитика рынка СЭД и ECM Заместитель Председателя правительства Камчатского края Алексей Войтов: «Электронный документооборот сделал нашу работу более оперативной»
С января 2013 года в Правительстве Камчатского края работает единая система электронного документооборота, созданная на базе СЭД «ДЕЛО » компании «Электронные офисные системы» (ЭОС), объединяющая 34 исполнительных органа государственной власти и 7 структурных подразделений аппарата губернатора и Правительства Камчатского края. О результатах внедрения системы и об использовании электронного...
Путь: Главная страница / Материалы / Аналитика рынка СЭД и ECM Внедрение/эксплуатация EOS for SharePoint
Остановили свой взгляд на EOS for SharePoint... Многие пишут, что имели/имеют опыт работы с этой системой. В связи с этим, хотелось бы узнать, возникали ли у вас какие-либо глобальные или не очень проблемы при ее эксплуатации, как их решали? Что на самом деле можно получить от тех.службы ЭОС? Вроде бы заявлено бесплатное обслуживание в течении года.... Читала про другие СЭД, что много "скользких" моментов, в том числе и непредвиденные расходы возникают при обращении в тех поддержку. Об EOS инфо...
Путь: Главная страница / Форум по вопросам СЭД Внедрение СЭД «ДЕЛО » в администрации правительства ХМАО-Югры
Воле губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и усилиям директора Департамента информационных технологий в регионе практически полностью автоматизирована работа с документами. В настоящее время в системе электронного документооборота «ДЕЛО » разработки компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) работает до 2200 пользователей. Во главу угла при реализации проекта было поставлено обеспечение безопасности и защита соединений, что наряду с наличием полноценного web-доступа к системе создало...
Путь: Главная страница / Выбрать СЭД / Каталог внедрений СЭД Минкомсвязи исследовало СЭД в министерствах и ведомствах
Более одной системы работают в Минкультуры, Минтрансе, ФНС и ФССП России. Не внедрены СЭД во ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД (в последнем министерстве в связи с выявленными необоснованными расходами на закупку лицензий СЭД было заведено уголовное дело ). К системам межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО) подключено 17 СЭД федеральных органов (23% от общего числа ФОИВ, имеющих СЭД, 21% от всех ведомств). Одновременно подключены...
Путь: Главная страница / Материалы / Аналитика рынка СЭД и ECM Решения АСКОН на конференции Docflow - для тех, кто хочет управлять проектной документацией!
Электронного архива проектно-сметной документации. Распределенная работа с удаленными подразделениями, строительными площадками и подрядными организациями через глобальную сеть Интернет. Мобильный клиент для ОС iOS и Android для мониторинга состояния дел по проектами и согласования документов. Формирование отчетов. До встречи на Docflow-2013!
Путь: Главная страница / Материалы / Новости рынка СЭД и ECM Внедрение единой системы электронного документооборота на базе EMC Documentum 6.7 в ОАО «Ростелеком»
Новейшей версии Documentum в России и СНГ. О ходе внедрения и первых результатах на конференции DOCFLOW 2013 расскажут непосредственные участники проекта. Приглашаем послушать совместное выступление Елены Казачинской, директора департамента управления делами компании «Ростелеком», и Татьяны Миляевой, руководителя проекта со стороны AT Consulting. В ходе выступления Вы узнаете, почему «Ростелеком» отдал предпочтение платформе EMC Documentum, каковы первые впечатления от системы и дальнейшие планы по...
Путь: Главная страница / Материалы / Новости рынка СЭД и ECM Приглашаем посетить стенд фирмы «1С» и ознакомиться с линейкой решений «1С:Документооборот» на конференции DOCFLOW 2013
Учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них; поддержка межведомственного электронного документооборота (МЭДО); возможность подключения к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ); ведение номенклатуры дел учреждения, формирование дел , передача закрытых дел в архив, уничтожение дел ; загрузка файлов со сканера, в том числе потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов; штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание...
Путь: Главная страница / Материалы / Новости рынка СЭД и ECM Особенности архивного хранения юридически значимых электронных документов
Есть ли твердая законодательная основа в вопросах электронного архивирования. В настоящее время все чаще возникает потребность переводить в электронный вид документы не только временного пользования, но и длительного и даже постоянного срока хранения. Дело в том, что электронный документооборот позволяет работать с документами без их дублирования на бумагу. Поэтому и количество электронных документов постоянно растет. Особенно важно хранить так называемые юридически значимые документы - счета-фактуры,...
Внедряя системы электронного документооборота на протяжении последних двух лет всё чащи приходится сталкиватся с СЭД «Практика» , разработанную у нас в Татарстане. Сталикаюсь и в государственных структурах, и в коммерческих, что конечно приятно, система то наша родная татарская, как говорится « Бик әйбәт» , но учитывая скудный функционал системы сталкиваешся с непонимаем, зачем вообще заказчикам на столько убогая система, которой и СЭД то назвать не получается???
Но о всём по порядку.
Золотой дождь от министра «Практики»
СЭД «Практика» была разработана в 2006 году Казанской компанией «Системы документооборота». Система представляет собой облачный сервис, где плата берётся ежемесячно за каждого пользователя СЭД. Система создавалась фактически под заказ правительства Татарстана, после чего её распространение по республике пошло с помощью административных решений и давления.Сейчас политика распространения не поменялась, СЭД «Практика» всё также распространяется с помощью административного давления от министра связи Никифорова, чьи бывшие компаньоны и друзья Никифрова Тимур Якубов
и Дмитрий Юртаев
по «Казанскому порталу» (http://e-kazan.ru/) являются владельцами компании «Системы документооборота». Также Никифоров и Якубов вместе работали программистами в НИИ математики и механики им. Чеботарева при Казанском государственном университете, созданном при поддержке Джоржда Сороса.
Наш министр связи Николай Никифоров — лучший «менеджер продаж» СЭД Практика
На текущий момент СЭД «Практика» пользуются порядка 4000 организаций: МВД РФ, Министерство культуры РФ, Минприроды РФ, Российская академия народного хозяйства и госслужбы при президенте РФ, правительство Москвы, Приморский край, республика Тува, «Татнефть», «Камаз» и другие организации.
4000 клиентов всего за 9 лет сущестования компании — это реально круто, учитывая, что 90% из них «Системы документооборота» смогла заполучить лишь за последние 3 года. Это просто феномеинальный успех какой то, ведь если сравнивать основных старожил рынка, то у них более скудные показатели — у Directum всего 1700 клиентов за 12 лет, а у ЭОСа 6000 клиентов за 20 лет.
Тимур Якубов - совладелец «Систем документооборота» и хороший друг министра связи Николая Никифорова
Получается есть связи на уровне правительства — значит будет тебе и гешефт, и прибыльный бизнес, нет связей — иди работай и не плач. Хороший пример кумовства, о котором знают уже наверное все.
Интересно, а Владимир Владимирович вообще в курсе?
Возможности СЭД «Практика»
На официальном сайте СЭД «Практика» представлены следующие преимущества:- Простота обслуживания и внедрения
- Интуитивно понятный интерфейс
- Возможность удаленной работы
- Сотрудничество в онлайне с другими организациями
- Использование электронной подписи
- Гибкость настройки прав доступа
- Круглосуточная техподдержка
- Гибкая масштабируемость
- Мобильный офис руководителя
Не буду долго опровергать указанные разработчиком преимущества, просто расскажу, что увидел и узнал по СЭД «Практика», посмотрев на одном из объектов в Республике. Поймёте сами возможности этой, так называемой СЭД.
Итак перед вами сводная таблица:
| ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ | |
| Используемые технологии | Разработана на языке программирования PHP |
| СУБД | Oracle/MySQL |
| Принципы работы | На выбор:
|
| Возможности |
|
| Местоположение инсталляции | SaaS-решение, сервера находятся в Республике Татарстан, г.Казань Возможно установка решения на оборудовании заказчика, но на текущий момент это удалось лишь мэрии г.Москвы Фактически система является SaaS-решением. |
| ФУНКЦИОНАЛ СЭД | |
| Регистрация корреспонденции |
Всего 4 функции:
Есть лишь 1 группа входящие, и 1 группа исходящие. Т.е. нет возможности создать дополнительные группы: Все письма приходят лишь либо во входящие, либо в исходящие с одинаковыми карточками документов и правилами работы. Нет журнала учёта и движения бумажных документов, нет возможности отслеживания местонахождения подлинников документов, т.е. фактически система не поддерживает смешанный документооборот, а только электронный. Данный функционал необходим как для дальнейшего списания в дело, так и минимизации дублирования информации, т.к. придётся учитывать их местонахождение в какой-либо дополнительной системе. |
| Согласование |
|
| Поручения |
|
| Архив | В системе не поддерживается управление хранением, т.е. установления сроков хранения и действий по их истечению (например, хранить 5 лет, потом уничтожить). Т.е. нельзя гарантировать сохранность документов в течение установленного срока и не допустить их удаления, плюс происходит хранение документов сверх установленных нормативов, из-за чего могут возникать юридические риски. Есть лишь справочник «Номенклатура дел» для отметки, где лежит документ, т.е. некий аналог личным папкам, куда пользователи могут перемещать документы. |
| Поиск |
|
| Отчёты |
|
| Работа с файлами | В системе Практика, документ трансформируется в серию отдельных файлов - картинок («страницы документа» в терминах системы Практика). К карточке документа можно прикрепить файлы MS Word/Excel, PDF, TIFF, но все они будут преобразованы в формат JPG, поэтому все документы в системе Практика
|
| Ведение справочников | Есть только следующие типы справочников:
|
| Проверка на повторность |
|
| Поточное сканирование и работа со штрих-кодами | СЭД «Практика» не поддерживает функцию поточного сканирования, распознавания, штрих-кодирования и автоматического присоединения отсканированного документа к РК. |
| Одновременное редактирование одного файла | Нет, т.к. нет самих редактируемых файлов, а только JPG картинки. |
| Интеграция с ActiveDirectory | Нет |
| Система автоматического замещения сотрудников | Да,
|
| Наличие маршрутизатора процессов. Возможность настройки процессов подготовки/ согласования/ подписания/ рассмотрения/ ознакомления документов | Нет. Маршрутизатора или редактора бизнес-процессов нет, адресаты добавляются вручную. Т.е. настроить гибкие маршщруты согласования, например, договоров не получится никак. Ну если только вы заплатите оооочень много денег разработчику и он реализует данный функционал под вас. |
| Параллельное/Последовательные/Смешанные маршруты | Да, указывается каждый раз заново в карточке кому направляется документ на согласование и подпись. |
| Маршрут по ролям/должностям | Нет |
| Версионность карточек документов (запуск маршрута заново после N количества правок и не согласных) | Нет |
| Версионность файлов | Нет |
| Возможность использования шаблонов маршрутов согласования | Нет |
| Управление жизненными статусами документа | Да. Работа только с созданными статусами, нет возможности создания собственных и настройки процессов и прав доступа под каждый статус. |
| МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ | |
Наличие и возможности iPAD-клиента
|
|
| Безопасность передачи данных на iPAD | Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet. НО только при выполнение следующих условий:
|
| Использование электронной подписи на iPAD |
|
Наличие Windows-приложения для руководителей, возможности
|
|
| Наличие решения для планшетов на Windows 8.1, возможности | Нет. |
| Наличие Android-клиента | Да |
| ГОС.ОРГАНАМ | |
| МЭДО | Да. Все документы по МЭДО поступают в папку «Входящие» без номеров и доступны по фильтру «МЭДО» |
| СМЭВ | Да, но интеграции с единым государственным порталом услуг нет. |
| Обращения граждан | Да |
| БЕЗОПАСНОСТЬ | |
| Использование квалифицированной электронной подписи | Нет,
|
| Поддерживаемые крипто-провайдеры | Крипто-про |
| Подписание электронной подписью документов | Да |
| Подписание электронной подписью поручений | Да |
| Шифрование файлов | Нет |
| Разграничение прав доступа к документам | Всего три (разграничение по правам на доступ к документу, разграничение пользователей по ролям, журнал действий пользователей). Нет настройки по группам пользователей, при создании нового пользователя приходится многократно выполнять одни и те же действия. |
| ЮЗАБИЛИТИ | |
| Принципы работы | Рабочее место по модели облачных вычислений.
|
| Возможность брендирования системы | Да.
|
| ВНЕДРЕНИЕ | |
| Курсы обучения | Да, есть только дистанционные курсы для пользователей и системного технолога. |
| Документация | Наличие лишь пользовательской документации. Документации по развёртыванию решения, по его конфигурированию и поддержке нет. |
| Принципы внедрения, предоставляемые услуги |
|
| НАСТРОЙКА, ДАЛЬНЕЙШЕЕ РАЗВИТИЕ & ПОДДЕРЖКА | |
| Настройка полей в карточке документа | Набор элементов метаданных является фиксированным, внести необходимые поля в карточку документа не возможно. Нет возможности наладить работу с различными специфическими видами документов, например, распорядительными или договорными. |
| Интеграция с другими ИТ-системами | Нет |
| Создание новых шаблонов отчётов | Нет |
| Поддержка | Поддержка и консультирование клиентов, осуществляется только через специалистов колл-центра в г. Казань. |
| ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ & СТОИМОСТЬ | |
| Принципы лицензирования |
|
| Стоимость | Стоимость работы с СЭД «Практика» составляет 5 тыс. руб. в месяц за лицензию плюс 250 руб. за каждого пользователя. Т.е. например на 100 пользователей, стоимость системы только лицензий, без её настроки и поддержки будет равно порядка 360 000 руб. в год. Не так уж и бюджетно выходит. |
ВЫВОДЫ: | Система «Практика» прежде всего – заказная разработка. Основной функционал системы – базовые возможности регистрации, согласования, исполнения и контроля исполнения документов. Этот функционал разработан в соответствии с порядком работы, принятым в Правительстве Москвы и Республике Татарстан. Система поддерживает только электронный документооборот и не поддерживает движения бумажных оригиналов. Система слабо подходит коммерческим организациям из-за отсутствия возможности настройки системы под свои требования, настройки маршрутов согласования, настройки полей, слабой возможности обеспечения безопасности данных, отсуствия возможности создания своих групп документов с необходимым набором полей. «Практика» не подходит и государственным структурам, из-за наличия фактически лишь базового функционала СЭД и слабых возможностей работы с МЭДО и СМЭВ. Кроме того, существуют жалобы на стабильность работы системы, особенно после внесения службой тех.поддержки глобальных изменений. Система постоянно дорабатывается, и все нововведения сразу же без проведения процедуры предварительного тестирования применяются на работающий Saas-сервер. |
Мнение «Гильдии управляющих документации» о СЭД «Практика»
Чтобы вы не подумали, что я не справедлив к СЭД «Практика» хочу привести отзыв о системе Сергея Афанасьева исполнительного директора Гильдии с сайта CNews :«Система в значительной мере сфокусирована на обеспечении работы со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, причем в основном на оперативных аспектах этой работы. Глубокая модернизация системы крайне желательна. При этом основные концепции, технические и интерфейсные решения могут быть сохранены. Обследование проводилось в связи с серьезными проблемами, возникшими при эксплуатации и доработке этой системы под нужды конкретного аппарата.» . http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Мнение о Татарской СЭД "Практика", документооборот из Татарстана